Comment lancer votre projet ?

Cette présentation est issue d’une conférence organisée dans le cadre des Assises du MES. L’objectif de cette intervention était d’apporter des éléments concerts aux industriels qui souhaitent lancer un projet MES dans leur entreprise, notamment sur la préparation du projet et sa présentation à la direction.

Si de nombreux avant-projets MES n’aboutissent pas, c’est en grande partie dû au fait que ces études n’ont pas été préparées dans les règles de l’art. Il n’est pas facile de vendre un projet en interne ! Voyons comment améliorer cela et convaincre la direction générale en 30 minutes.

Présentation générale de l'atelier

En 30 mn chrono, sachez présenter un projet MES à votre direction !
Cela sonne un peu comme le titre d’une série d’action américaine, et pourtant l’expérience montre que les choses se passeront certainement de cette façon.

L’étude d’un projet MES aura souvent représenté des jours de réflexion, de collecte d’information, de discussion au sein de votre équipe et avec les acteurs concernés, mais au final peu de temps vous sera accordé par la direction pour défendre votre projet. Hier l’ERP, aujourd’hui la virtualisation, le Cloud, la Business Intelligence, le Big Data, …etc. les candidats ne manquent pas en effet pour conquérir les tranches de budget accordées avec parcimonie par la direction de votre entreprise.

Oui, nous constatons tous les jours chez nos clients industriels qu’il est parfois difficile de faire valider un projet MES par la direction.
Sans le feu vert et même l’appui de la direction, les projets les moins prioritaires risquent de rester en stand by plusieurs années.

Que les projets de MES subissent ce sort serait dommage pour l’industrie française car ces projets sont souvent porteurs de gains de productivité et d’amélioration de la qualité produits.
De nombreux documents ou études, à commencer par les travaux du MESA, et plus récemment par le livre blanc édité par le Club MES sur le ROI du MES, ont exploré les bénéfices concrets pouvant être apportés par un système MES.

Ces réflexions vont évidemment nourrir le travail d’argumentaire sur le fond pour un projet de MES.
Mais c’est sur la forme que l’atelier des Assises du MES présenté par Creative IT et ORDINAL Software a choisi de se concentrer.

Trente minutes pour convaincre c’est peu. Il n’y en a aucune à perdre pour donner toutes les chances à son projet MES d’obtenir un feu vert de la direction ou de la maison mère !

Introduction

L’atelier a été conçu en deux parties. Tout d’abord un jeu de rôles entre différents managers et leur directeur général, où chacun à sa façon vient présenter le projet MES, obtenant des réactions « à chaud » de sa direction.

Le but de cette première partie est de mettre le doigt sur quelques arguments qui peuvent faire mouche, mais aussi sur quelques pièges à éviter.

Philippe Allot (ORDINAL Software) a pris le costume du directeur général, Christian Flachard (CREATIVE IT) celui des managers qui se présentent successivement à lui pour tenter de défendre leur projet et les participants de l’atelier ont découvert sur leur chaise des cartons « OUI » ou « NON » leur permettant d’indiquer s’ils se reconnaissaient dans les situations présentées…

La plupart des participants se sont reconnus dans ces « tranches de vie d’entreprise », aussi nous avons essayé de rendre cette partie plus vivante pour ceux qui n’y ont pas assisté en vous la présentant sous forme d’un « chat ». Cette première partie montre aussi les limites de l’exercice, et la nécessité qu’il y a à préparer une présentation plus structurée pour éviter d’affronter la direction en ordre dispersé.

La préparation de cette présentation plus structurée fait l’objet de la seconde partie de l’atelier. Car pour convaincre la direction, il faut aller la voir !

Cela peut paraître trivial, mais ce n’est pas un échange de quelques mots dans le couloir qui déclenchera un projet MES.
Il faut prendre rendez-vous pour le présenter dans un cadre suffisamment formel pour bénéficier de l’attention nécessaire de la direction.

Le fait qu’un concurrent sérieux en ait mis un en place peut vous aider à rendre le sujet d’actualité…

Préparer votre projet

Si les 2/3 des projets MES n’aboutissent pas, c’est en grande partie dû au fait que ces projets n’ont pas été préparés dans les règles de l’art.
Il n’est pas facile de vendre un projet en interne !

La seconde partie de l’atelier a consisté à présenter la méthodologie et les bonnes pratiques pour la préparation d’un projet.

L’objectif est de convaincre la direction en 30 minutes, 30 minutes ce n’est pas long, il faut trouver le meilleur contenu, la meilleure argumentation.

Phase 1 : La réflexion personnelle

Vous souhaitez lancer un projet M.E.S. ? Il va s’identifier à vous :

  • Ce projet MES vous y croyez car l’évolution de votre entreprise est importante à vos yeux
  • Ce projet montrera votre dynamisme et votre esprit d’initiative
  • Vous existez, vous êtes créatif !

Mais vous ne devez pas travailler seul :

Un projet MES est forcément un projet transversal dans l’entreprise. Vous devrez donc avancer en équipe !

Phase 2 : La collecte de l'information

Cette phase consiste à :

  • réunir les bons chiffres : attention au volume, il ne sert à rien de collecter des centaines de chiffres et d’études que personne ne lira !
  • trouver les exemples qui soutiendront votre projet et sélectionner les éléments les plus frappants

Vous allez donc pouvoir rassembler les éléments structurants du projet à lancer :

  • objectifs
  • résultats attendus
  • contexte
  • enjeux
  • moyens à mettre en oeuvre
  • planning
  • scénario technique et humain de mise en place : ne négligez pas ce point car c’est surement celui sur lequel votre direction générale à le plus d’inquiétude

Vous devez rassurer sur la réussite du projet !

Pensez à préciser ce qu’est le MES car c’est un sujet peu connu des autres personnes de l’entreprise.

Dans le cas d’un projet MES, une grande partie du ROI potentiel est lié à la suppression d’erreurs (saisie) ou de problèmes.
Essayez d’évaluer ce que coûtent ces erreurs et ces problèmes.

Phase 3 : Le scénario

Il faut à présent construire le scénario de votre présentation.

Votre objectif n’est pas d’étaler votre science mais bien de convaincre vos interlocuteurs.
Orientez votre présentation selon le domaine d’intervention, le mode de fonctionnement et le mode de prise de décisions de votre dirigeant

  • est-il plus sensible au plan humain ?
  • au plan technique ?
  • au plan financier ?

Dans les cas extrêmes (dirigeant peu ouvert, peu enclin au changement, frileux face à l’innovation …) :
partez plutôt d’une question « de quoi se plaint-il régulièrement ? » et orienter votre présentation sur ces points là.

Développez un scénario qui va expliquer comment votre projet va permettre de faire réellement avancer les choses dans votre entreprise.

  • Placez vous dans un contexte « nous apportons une solution à un problème de l’entreprise » plutôt que de vouloir présenter « un monde idéal vers lequel il faut aller ».
  • Présentez le modèle économique : « voici comment ce projet va nous faire gagner de l’argent » (notion de ROI), n’hésitez pas à utiliser le livre blanc du club MES sur le ROI
  • Parlez des retours d’expérience de confrères, de filiales, de pilotes
    (n’hésitez pas à utiliser les témoignages d’industriels qui ont participé aux dernières éditions des Assises du MES).
  • Parlez des retours d’expérience internes qui ont bien marché : PLM, WMS …Préparez les questions épineuses et les objections : montrez que vous connaissez bien votre projet et ses points faibles
    (car il y en a forcément et cela n’empêchera pas sa concrétisation)

Evitez de :

  • commencer par des chiffres et des pourcentages : quelques uns suffisent pour décrire le contexte, les autres sont en annexe pour ceux qui souhaitent plus de détails
  • paraitre donneur de leçon (inconsciemment)

A cet instant du projet, vous devez également avoir identifié les acteurs clés du projet :

  • Pour le projet en lui même :
    • le sponsor qui sera votre « financeur »
    • les supporters
    • les acteurs qui seront positifs et sur qui vous vous appuierez
    • les acteurs qui seront certainement négatifs et pour qui vous devez anticiper les objections
  • Et côté métier :
    • les experts de chaque volet du projet (production, méthodes …) qui seront votre « caution du projet »

Phase 4 : Les supports

Vous pouvez bien sur préparer un diaporama pour supporter votre présentation.
Le diaporama est là pour illustrer votre propos :

  • ce n’est pas un document « texte » mais
  • chaque diapositive doit contenir une image et se limiter à 15 mots maxi

(si si c’est possible, c’est même la recommandation du chef de produit Powerpoint chez Microsoft ! Faites vous violence pour y arriver)

Voici un exemple de sommaire de présentation :

  • Partenaires du projet
  • Cadre géographique
  • Objectif général
  • Objectifs spécifiques
  • Rappel du contexte (indispensable) et des actions passées (facultatif)
  • Activités
  • Les résultats attendus et les bénéficiaires directs
  • L’équipe responsable du projet
  • Financement
  • Planning
  • Risques possibles

Refaites une lecture de vos supports pour

  • veiller au vocabulaire : ni jargon technique ni abréviations techniques de spécialiste
  • imaginer ce que vont comprendre et penser les personnes présentes

Vous pouvez doubler ce diaporama d’un document de type executive summary : présentation synthétique de votre projet, 2 pages, au format papier ou sur clé USB.

Phase 5 : La répétition

Cette étape vous sera utile pour être plus à l’aise sur votre discours, sur les mots difficiles, sur le ton de votre voix pour éviter le ton monocorde.

Vérifiez que votre exposé tienne en 30 minutes et laisse la place à un débat en fin de présentation
Anticipez les problèmes techniques : réservation de la salle, fonctionnement du vidéo projecteur…
Préparez vos supports : clé USB, version papier.

Assurez vous de la présence des participants : un appel téléphonique pour les plus importants, un rappel par e-mail pour les autres.

Idéalement et si vous en avez le temps vous pouvez faire une répétition avec certains participants pour vous permettre de voir les points à clarifier, les objections, les questions.
La répétition est une phase oubliée dans la majorité des cas, prenons exemple sur les anglo-saxons qui sont très forts dans cet exercice !

Phase 6 : Le jour J

    Gros avantage de cette préparation soignée de votre projet : vous n’avez plus grand-chose à faire le jour J, vous êtes prêt !

    Vous n’êtes pas stressé par des taches de dernière minute.

    Soyez enthousiaste : à contenu égal, ça fait la différence !

    Aux Assises du MES, la plupart des industriels qui présentent leurs expériences M.E.S. ne sont pas des présentateurs chevronnés.
    Mais cela ne les empêche pas d’être convaincants.

    Conclusion : Détrompez-vous, suivre ces étapes n’est pas chronophage : cela ne prend pas plus de temps qu’une présentation trop détaillée ou empirique.

    Avec votre enthousiasme, vous communiquez aux autres votre confiance dans ce projet MES pour résoudre les problèmes que vous pointez, la solution MES est la bonne solution (meilleure que d’autres qui ont été envisagées comme couvrir les besoins des ateliers avec l’ERP ou réaliser des applications spécifiques avec des outils de type tableurs).