[Réponse expert] Quelle importance du dossier d’avant-projet dans un projet MES ?

SOMMAIRE

• Le dossier d’avant-projet : un outil de pilotage stratégique
• Le dossier d’avant-projet : un outil de communication et de collaboration
• Le dossier d’avant-projet : un outil de gestion des risques
• Glossaire

Le Manufacturing Execution System (MES) est devenu un élément incontournable de la transformation numérique des industries. Cependant, de nombreux projets MES n’atteignent pas leurs objectifs en raison d’une mauvaise compréhension de leurs portées et d’une préparation insuffisante. 

L’élaboration d’un dossier d’avant-projet complet et précis est donc essentielle pour garantir le succès d’un projet MES. Ce document sert de feuille de route pour le projet, en définissant les besoins de l’entreprise et en établissant une vision stratégique à long terme. Cet article reprend les grands éléments nécessaires à la rédaction du dossier avant-projet et les bénéfices à gagner en prenant le temps de réaliser cette étape projet.

Le dossier d’avant-projet : un outil de pilotage stratégique

Le dossier d’avant-projet doit être considéré comme un outil de pilotage stratégique pour le projet MES. Il ne se limite pas à un simple cahier des charges, mais englobe l’ensemble des aspects du projet, des besoins fonctionnels aux contraintes techniques, en passant par les objectifs de performance et les indicateurs de succès.

Définition des besoins fonctionnels

La première étape dans l’élaboration du dossier d’avant-projet consiste à définir les besoins fonctionnels de l’entreprise. Il s’agit d’identifier les processus métier qui seront impactés par le MES, les données qui seront collectées et analysées, et les fonctionnalités qui seront nécessaires pour répondre aux besoins spécifiques de l’entreprise. Cette étape nécessite une analyse approfondie des processus de production, de la chaîne logistique, de la gestion de la qualité, de la maintenance, etc. L’objectif est de comprendre comment le MES peut optimiser ces processus et générer de la valeur pour l’entreprise.

Exemple

Dans le domaine de la production, le MES peut permettre de suivre en temps réel l’avancement des ordres de fabrication, de gérer les stocks de matières premières et de produits finis, d’analyser les performances des équipements et des opérateurs, et de détecter les anomalies et les dérives. Dans le domaine de la qualité, le MES peut gérer les non-conformités, suivre les actions correctives, analyser les causes profondes des défauts, et améliorer la traçabilité des produits.

Identification des contraintes techniques

Le dossier d’avant-projet doit également prendre en compte les contraintes techniques de l’entreprise, telles que l’infrastructure informatique existante, les systèmes de gestion de bases de données, les protocoles de communication, etc. Il est important d’identifier les compatibilités et les incompatibilités entre le MES et les systèmes existants, afin d’anticiper les problèmes d’intégration et de garantir une transition en douceur.

Exemple

Il est important de vérifier la compatibilité du MES avec les systèmes ERP, PLM, SCADA, etc. Il est également important de prendre en compte les exigences de sécurité informatique, de disponibilité des données, et de performance du système.

Évaluation du retour sur investissement

Un autre aspect important du dossier d’avant-projet est l’évaluation du retour sur investissement (ROI) attendu du projet MES. Il s’agit de quantifier les bénéfices attendus du MES, tels que l’augmentation de la productivité, la réduction des coûts, l’amélioration de la qualité, etc. Cette évaluation doit être basée sur des données concrètes et des indicateurs de performance mesurables, afin de justifier l’investissement et de suivre les progrès du projet.

Exemple

Il est possible de calculer le gain de productivité généré par la réduction des temps d’arrêt des machines, la diminution des rebuts, l’optimisation des flux de production, etc. Il est également possible de calculer la réduction des coûts liée à la diminution des stocks, l’optimisation de la consommation d’énergie, la réduction des erreurs humaines, etc.

Roadmap Industrie 5.0

Le dossier d’avant-projet peut également inclure une roadmap Industrie 5.0, qui définit la vision à long terme de l’entreprise en matière de transformation digitale. Cette roadmap doit identifier les technologies et les solutions qui seront mises en œuvre pour atteindre les objectifs de l’Industrie 5.0, telles que l’intelligence artificielle, l’Internet des objets, le cloud computing, etc.

Exemple

L’entreprise peut envisager d’intégrer le MES avec des capteurs connectés pour collecter des données en temps réel sur les machines et les produits, d’utiliser l’intelligence artificielle pour analyser ces données et optimiser les processus de production, ou encore de déployer le MES dans le cloud pour bénéficier d’une plus grande flexibilité et d’une meilleure scalabilité.

Vision élargie

Enfin, le dossier d’avant-projet doit adopter une vision élargie, en intégrant les besoins connexes à la mise en œuvre du MES, tels que la formation des utilisateurs, l’accompagnement au changement, la gestion des risques, etc. Il est important d’anticiper les impacts du MES sur l’organisation et de mettre en place les mesures nécessaires pour garantir une adoption réussie du système.

Exemple

Il est important de prévoir des formations adaptées aux différents profils d’utilisateurs, de mettre en place des outils de communication pour informer les employés sur les changements à venir, et de créer un environnement favorable à l’adoption du MES.

Le dossier d’avant-projet : un outil de communication et de collaboration

Le dossier d’avant-projet joue également un rôle essentiel dans la communication et la collaboration entre les différentes parties prenantes du projet MES. Il sert de document de référence commun, qui permet de clarifier les attentes, de définir les responsabilités et de faciliter la prise de décision.

Communication entre les parties prenantes

Le dossier d’avant-projet doit être rédigé de manière claire et concise, en utilisant un langage accessible à tous les acteurs du projet, qu’ils soient experts techniques, responsables opérationnels ou décideurs stratégiques. Il doit présenter les informations de manière structurée et synthétique, en utilisant des tableaux, des graphiques et des schémas pour faciliter la compréhension.

Exemple

L’utilisation d’un langage précis et non ambigu est primordial afin d’éviter les termes techniques trop complexes, et de présenter les informations de manière visuelle et attractive.

Définition des responsabilités

Le dossier d’avant-projet doit également définir les responsabilités de chaque partie prenante du projet, en précisant les rôles et les missions de chacun. Il doit identifier les interlocuteurs privilégiés pour chaque domaine, afin de fluidifier les échanges et de garantir une communication efficace.

Exemple

La définition préalable des responsabilités du chef de projet, des équipes techniques, des utilisateurs finaux, etc., est essentielle. Il est également important de préciser les modalités de communication entre les différentes parties prenantes, telles que la fréquence des réunions, les outils de communication utilisés, etc.

Facilitation de la prise de décision

Le dossier d’avant-projet doit fournir aux décideurs les informations nécessaires pour prendre des décisions éclairées concernant le projet MES. Il doit présenter les différentes options possibles, en évaluant les avantages et les inconvénients de chacune, et en formulant des recommandations claires et argumentées. 

Exemple

Il est possible de présenter les différentes solutions MES disponibles sur le marché, en comparant leurs fonctionnalités, leurs performances, leurs coûts, etc. Il est également possible de présenter les différentes options d’intégration du MES avec les systèmes existants, en analysant les impacts de chaque option sur l’organisation et les processus métier.

Le dossier d’avant-projet : un outil de gestion des risques

Le dossier d’avant-projet peut également être utilisé comme un outil de gestion des risques où il permet d’identifier les risques potentiels liés au projet MES, tels que les retards de livraison, les dépassements de budget, les problèmes d’intégration, etc. Il peut donc être un moyen de proposer des mesures de mitigation pour minimiser ces risques et garantir le succès du projet.

Identification des risques

L’identification des risques doit être basée sur une analyse approfondie des facteurs internes et externes qui peuvent affecter le projet MES. Il est essentiel de prendre en compte les risques techniques, les risques organisationnels, les risques financiers, etc. 

Exemple

La multitude de risques pouvant entraver un projet nécessite de donner une forte importance à l’identification des risques liés à la complexité du projet, à la disponibilité des ressources, à la résistance au changement, etc. Il est également important de prendre en compte les risques liés à l’environnement externe, tels que les évolutions réglementaires, les fluctuations économiques, etc.

Mesures de mitigation

Les mesures de mitigation doivent être adaptées à chaque type de risque identifié. Elles peuvent inclure des actions préventives, telles que la mise en place de procédures de contrôle qualité, la formation des utilisateurs, la planification des ressources, etc. Elles peuvent également inclure des actions correctives, telles que la mise en place de plans de secours, la renégociation des contrats, etc.

Exemple

Pour atténuer les risques liés à la résistance au changement, il est possible de mettre en place un plan de communication pour informer les employés sur les bénéfices du MES, de proposer des formations pour les aider à s’approprier le système, et de les impliquer dans le processus de mise en œuvre.

 

Le dossier d’avant-projet est un élément essentiel de la réussite d’un projet MES. Il sert de feuille de route pour le projet, en définissant les besoins de l’entreprise, en établissant une vision stratégique à long terme, en facilitant la communication et la collaboration entre les parties prenantes, et en contribuant à la gestion des risques.

En investissant du temps et des ressources dans l’élaboration d’un dossier d’avant-projet complet et précis, les entreprises peuvent maximiser leurs chances de succès et garantir que leur projet MES répondra à leurs attentes et contribuera à l’atteinte de leurs objectifs stratégiques.

 

Auteur : Sébastien Bokey, PDG de ZORG Consulting

 

Glossaire

ERP (Enterprise Resource Planning) : système d’information permettant de gérer et suivre au quotidien, l’ensemble des informations et des services opérationnels d’une entreprise.

MES (Manufacturing Execution System) : logiciel conçu pour optimiser le processus de production par le suivi, la documentation et le contrôle de l’intégralité du cycle de production.

PLM (Product Lifecycle Management) : processus stratégique de gestion du parcours complet d’un produit depuis sa conceptualisation, son développement, sa mise en service et sa mise au rebut.

SCADA (Supervisory Control And Data Acquisition) : architecture permettant aux organisations industrielles de gérer, surveiller et contrôler les processus, les machines et les usines.